Как лучше передать смысл требований
Обратите внимание на несколько советов:
- Многие профессионалы, особенно юристы, бухгалтеры, ученые и инженеры, для большей убедительности используют силу рассуждений и доказательств. Они приводят в поддержку своих предложений логические аргументы, неплохо опровергают то, с чем не согласны. Лидеры, владеющие словом, могут хорошо убеждать и доказывать необходимость действий. Ответ очень прост: надо дойти до сердца и до ума каждого. Важное дополнение к фактам и мнениям истории, примеры, иллюстрации, аналогии и метафоры, которые апеллируют к эмоциям, надеждам, ценностям и устремлениям слушателей. Они помогают направить скрытую энергию и энтузиазм на работу, решение проблем п эффективные перемены. Остерегайтесь, однако, употреблять старые н затертые аналогии, метафоры и иллюстрации. Особенно воздерживайтесь ссылаться на методы, которые слишком часто использовались в фирме. Это может отвлечь от основной идеи сообщения.
- Лидеры команд должны обращать большое внимание на упаковку своих сообщении. Образный язык, истории, аналогии и прочее помогают доносить трудную и новую информацию быстро и эффективно. Лидеры команд в рекламных и дизайнерских агентствах обычно считают, что благодаря их профессиональным умениям это совсем не трудно. В других секторах лидерам приходится поработать над созданием упаковки. Как всегда, помогает практика.
- Простота. Когда сообщение чрезмерно длинное и насыщено профессиональными терминами, всегда есть вероятность возникновения неразберихи, раздражения, за которым последует неприятие сказанного. Высказываться четко п ясно - всегда трудно. Для этого вначале надо потратить много времени, но в конечном итоге это дает экономию этого самого времени. Даже в разговоре с коллегами лучше всего пользоваться, где возможно, разговорной лексикой. Писать и говорить надо так, чтобы правильно выражать мысли, а не для того, чтобы произвести впечатление.
- Говорите, говорите и говорите об этом снова и снова. Часто профессионалы, будучи сами умными людьми и имея дело также с умными людьми, часто думают, что надо что-то сделать только один раз и все будет готово. На самом деле это не так. У деловых людей много забот, поэтому послания и идеи только тогда достигают цели, когда их повторяют несколько раз. Хорошие лидеры используют много каналов, чтобы довести до сведения своих коллег необходимую информацию. Они сообщают важные послания своим коллегам лично. Повторяют сказанное на собраниях команды. Излагают основные пункты письменно. Связывают отчеты о проделанной работе, как индивидуальной, так и коллективной, с теми положениями, которые были отражены в их посланиях и сообщениях. Используют разного рода неформальную обстановку, например, разговор в коридоре, перед началом собрания, во время ланча, по пути на стоянку машин и так далее, чтобы подчеркнуть важность того послания, которое они хотят довести до сознания команды.
- Большинство людей способны понять, принять и запомнить вопросы легче при наличии простых наглядных пособий. В качестве этого для иллюстрации основных моментов послания отдельным людям или маленьким группам можно использовать белую доску или блокноты с отрывными листами.
- Пишите ясно и кратко. Хотя письменные послания никогда не заменят устную коммуникацию, они иногда помогают подчеркнуть важность слов.
