Эффективно используйте время
Управляющие бизнеса зачастую очень занятые. Совмещение руководство, поддержание отношений с покупателями, маркетинг и продажи в совокупности пепростое дело.
Для эффективного разсперделения времени ознакомьтесь с полезными советами эксперта по менеджменту:
- Подумайте хорошо о проблеме и симптомах. Не хватает времени, значит, проблема в том, что у вас нет четкого представления о целях, плохо выстроены приоритеты и проведено неэффективное планирование. Четкие цели, грамотно выстроенные приоритеты и правильное планирование - ключи к эффективному использованию времени.
- Для лидеров команд очень важным является понятие методов и средств. Надо определить, что в конечном итоге приводит к успеху. Каковы те задания, которые требуют затрат времени и усилий сейчас, но зато потом сэкономят вам время? Удостоверьтесь в том, что вы каждую неделю тратите достаточно времени на эти "решающие" задания. "Решающие" задания, которые сэкономят вам время в будущем, включают постановку ясной и четкой цели, планирование будущей работы, разработку систем и создание взаимоотношений с людьми, которые могут помочь вам добиться успеха в работе. В них входит обучение вашего персонала с тем, чтобы поручать ему большим объем дел и заручиться его готовностью к выполнению работы на более высоком уровне. Чтение, беседы с людьми и посещение различных курсов, способствующих вашему совершенствованию, также являются примерами "решающих" заданий. Старайтесь свести снизить факторы, отвлекающие от выполнения решающих и других важных заданий.
Основными отвлекающими моментами являются:
- выполнение срочных дел, преодоление кризисов и паники, что не оставляет времени на воплощение решающих заданий, в результате чего мы продолжаем заниматься разрешением срочных вопросов, преодолевать кризисы и панику в очень ограниченные сроки;
- тушение пожара, намного интереснее решать кризисные вопросы, чем заниматься медленной, нудной, но необходимой работой, связанной с определением целей и планированием;
- выполнение удобной, легкой работы, вместо той, которая представляет важность;
- выполнение и отметка быстро выполненных легких заданий из всего списка с целью получить сиюминутное удовлетворение от чего-то завершенною:
слишком затянувшееся ликование по поводу успеха от выполнения нового задания, завершения успешных переговоров ИЛИ достижения прорыва в деле;
разрешение членам команды делегировать свои проблемы наверх, руководству, вместо оказания им помощи, направленной на самостоятельное выполнение задания.
Не отвлекайтесь от выполнения решающих заданий, выделяйте для них конкретное время. Быстрее заканчивайте рутинную и менее важную работу.
Эффективные лидеры команд четко выстраивают приоритеты в своей работе. Первое требование: составьте список того, что вам надо сделать завтра. Затем перепишите его в порядке важности. Проработайте его. Последним заданием на завтра должно быть составление списка дел и приоритетов на следующий день. Сначала это не совсем четко будет срабатывать, но постепенно наметится сдвиг в сторону выполнения от срочных дел к важным.
- Не откладывайте ничего на потом. Ниже мы приводим самые общие причины того, почему люди откладывают работу на потом, а также даем некоторые простые решения: - Задание слишком большое, и вы не знаете, с чего начинать. Совет: разбейте работу на мелкие части. Если, например, вы пишете доклад, составьте план, соберите данные, напишите черновик, прочитайте его и доведите до конца.
- Выполнение задания включает принятие трудного решения. Вы не знаете, что делать. Лучше всего преодолеть эти трудности, выполнив следующую простую процедуру:
- установите время для принятия решения:
- соберите информацию;
- составьте список возможных решений:
- проведите оценку возможных решений с учетом всех "за" и "против":
- посоветуйтесь с другими но поводу предварительного решения;
- примите решение:
- считайте вопрос закрытым.
Не терзайтесь но поводу принятого решения. Помните, что всегда что-то будет не так, но в общем все, вероятно, будет правильно.
Задание включает выполнение чего-то неприятного, например, обсуждение плохо выполненной работы с членами команды и признание ошибки перед клиентом. Простой выход отложить принятие решения, предварительно взвесив все преимущества и недостатки такого хода. В 99 случаях из 100 ответ очевиден, действовать надо быстро.
- Вы не в духе, плохо себя чувствуете. Лучше всего размяться или подышать свежим воздухом. Можно взяться за выполнение срочной работы, даже если она не первой необходимости. Рели она не будет мешать, вам станет легче.
- Трудно начинать. Почему бы не отрезать все пути к отступлению? Например, уберите на столе и закройте дверь или найдите тихое место, чтобы сосредоточиться. За несколько минут до прибытия в офис настройте себя на настоящую работу.
- На столе должен быть порядок. Заваленный бумагами стол не является признаком гениальности его хозяина, что бы вам ни творили. Он заставляет вас терять время на поиски бумаг, докладов, заметок и писем; он также вынуждает вас периодически проводить уборку, то есть сортировать, складывать и выбрасывать.
Решение здесь весьма простое. Когда к вам поступает ка-кой-то документ, спросите себя: "Собираюсь ли я что-нибудь с ним делать?" Если ответ отрицательный, значит, спрячьте его подальше. Не бойтесь, так как он все равно подвернется под руку во время уборки. Если ответ будет положительным и на выполнение этой работы уйдет всего пять минут, тогда делайте. Если отрицательный, положите документ в коробку "ответить". Но запомните, что в той коробке документ способен опускаться на дно.
Какой-то вопрос из него, естественно, всплывет на поверхность. поэтому лучше составлять списки, а не складировать документы в коробке. Простой совет: не захламляйте рабочую поверхность стола, это легче, чем постоянно убирать его.
- Пусть вас не пугает чтение электронной почты: но слишком к иен и не привыкайте.
Когда у вас на компьютере появляется сигнал о поступлении почты, почему бы его не выключить? Определите для себя, как часто вы будете проверять почту, например, два или три раза в день, в зависимости от характера вашей работы, и придерживайтесь ь этого графика.
- Проведите проверку вашей почты за последние две недели. Рассортируйте се по следующим категориям: почта, которую вы проигнорировали; которую вы прочитали сразу же; кото-рую вы просмотрели позже, и та почта, которую вы переслали другим для принятия действий.
- Затем уничтожьте то, что вы проигнорировали, рассмотрите ту, что требует немедленного решения, затем соответственно ту, которая может подождать до конца дня.
- Желательно, чтобы вас не прерывали, когда вы заняты выполнением заданий, требующих высокой степени концентрации внимания. Таких заданий обычно много. Ваши коллеги должны знать, что в течение двух часов вы заняты и не можете уделять им внимание. Это время выделяется для ответов на письма, исследовательской работы, написания докладов, подготовки проекта. Эта работа требует сосредоточенности и не терпит прерывания. Поэтому попросите коллег отвечать на телефонные звонки и на устные вопросы. Используйте эти два часа эффективно. Однако люди должны знать, что после этого они смогут посоветоваться с вами и проконсультироваться. Скажите им точно, в какое время вы будете свободны. Надо установить правильное равновесие между тем временем, которое вы выделяете для работы с людьми, и тем, когда вы выполняете профессиональные обязанности, сосредоточившись на выполнении задания. И наконец, будьте готовы принимать вопросы, адресованные коллегам, когда они заняты, и их нельзя прерывать.
Хорошее лидерство означает, что работа всегда выполняется должным образом и в срок. В самом начале вам необходимо помочь своей команде разработать четкую философию, поставить несколько важных целей и предложить стратегию для их достижения. Важно также достичь согласия по поводу ценностей, которые будут служить основой для выполнения членами команды поставленных заданий, и определить характер их отношений с клиентами и коллегами. Принятые решения должны соответствовать миссии, целям, ценностям и стратегии фирмы в целом.
В детальной разработке необходимо сформулировать действия, которые сделают команду конкурентоспособной благодаря предоставлению более качественных услуг по сравнению с другими фирмами. Очевидно, что это повлечет за собой продвижение новых услуг, освоение новых рынков и поиски новых клиентов. Главным словом станет рентабельность. Если вы руководите командой профессионалов в корпорации, то ваша цель разработать план действий по обеспечению новых и усовершенствованных услуг внутренним покупателям.
