Для владельца бизнеса и главного менеджера, представление планов и идей сотрудникам, вероятно , является частью должностной инструкции. То как вы представляете планы и идеи, так же важно, как вы их реализуете.

Задачи презентации

Вы помните выступления в классе? Для большинства тех публичных выступлений, скорее всего, было характерно нервозное состояние. Сейчас вы находитесь в позиции власти, и может быть, у вас есть компания где вы хотели бы приложить свои лучшие способности. Презентация не должна быть стрессовым испытанием. Но не следует пренебрегать надлежащей подготовкой и организацией.

Первым шагом в подготовке презентации является установление целей и задач. Чего вы надеетесь достичь с вашей презентации? Логически организовав презентацию по темам с самого начала, можно значительно повысить шансы на успех.

Презентации могут предоставлять информацию, давать инструкции по продаже или описывать идеи, возможно даже содержать комбинацию из этих вещей. Тщательно продуманная презентация с соответствующими наглядными пособиями, может содержать факты, тенденции, статистику основных показателей, которые будут влиять на политику и действия.

После того как вы определите задачи презентации, необходимо рассмотреть ее общую форму. Вы должны стараться говорить короткими фразами, насколько это возможно, используя по мере необходимости несколько наглядных пособий. Краткая, убедительная презентация продолжительностью несколько минут может быть значительно более эффективной, чем та, которая длится час. При необходимости разделите презентацию на части и представьте их в отдельные дни или с использованием пауз. Иными словами, содержание, а не длинна сообщения определяет эффективность презентации.

Стратегия презентации

Как только установлена цель, следующим шагом является планирование стратегии презентации. Ответы на некоторые основные вопросы помогут вам выработать стратегию:

- Что вы продаете?
- Кому вы продаете это?
- Против чего вы конкурируете?
- В каком окружении вы ожидаете, чтобы сообщение было получено?

Что вы продаете?

Почему вы делаете презентацию? Взгляните еще раз на задачи. Вы продаете план действий, необходимость принятия мер, продукт, услугу, поддержку идеи?

Например, компания предлагает склады в аренду. Зачастую фирмам, работающим с крупным и габаритным товаром нужно потратить немало времени для поиска подходящего варианта. Но не каждый бизнес может долго ждать, так как обстановка на рынке требует скорейшего размещения товаров на складах и их дальнейшую доставку потребителям. Когда есть такая потребность лучше обратиться к профессионалам, которые помогут подобрать для аредны офисное и складское помещение. Ознакомиться с услугами компании можно по этой ссылке.

Кому вы продаете это?

Когда вы знаете свою аудиторию, у вас есть некоторое представление ее возможном мнении по поднимаемому вопросу. Презентация должна быть адаптирована к аудитории, она может добиться успеха с одной аудиторией и оказаться неуспешной с другой. Перед тем, как начать постарайтесь узнать как можно больше о людях в вашей аудитории, их модель мышления, набор интересов, мотивов, авторитет и даже их эмоциональные потребности. Они предпочитают определенный вид наглядного пособия, перерыв во время презентации, кофе? Их время ограничено? Помните, что люди в зале будут иметь разные симпатии и антипатии.

Против чего вы конкурируете?

Постарайтесь понять существующую точку зрения аудитории и представить ей выгоды. Наиболее распространенным препятствием здесь является человеческий фактор, который означает, что вы можете столкнуться, со стороны слушателя с:

- Страхом, что этот план или идея может уменьшить его престиж, авторитет, перспективы развития;
- Нежелание принять что-то новое, потому что это может привести к личным раздражением;
- Нежелание менять привычный способ действий;

В каком окружении вы ожидаете, чтобы сообщение было получено?

- Как настроена аудитория, является дружественной или враждебной, отзывчивой или черствой?
- Открыто или закрыто настроенной?
- Является для слушателей участие в презентации обязательным или добровольным?
- У вас есть сторонники или оппозиционеры?
- Насколько разнообразно мнение аудитории?
- Когда, где и при каких условиях вы будете делать презентацию?
- В рабочее время или во время отдыха?
- Рано утром или после обеда?
- В офисном здании или в отеле?
- Какова природа презентации, какой тип новостей в ней содержится?

Стратегия, которую вы формируете как выступающий, должна быть основана на уверенном понимании задач презентации и знании аудитории.

Организация презентации

Успешная презентация больше чем хорошие материалы и убедительные аргументы, она показывает хорошую организацию предмета. Харизма, понятные фразы, и благие намерения это только часть. Презентация должна быть организована таким образом, чтобы аудитория проявляла интерес, понимала материал и по-прежнему была сосредоточена на предмете в руке.

Так же, как многие другие вещи в бизнесе, презентация должна включать в себя концептуальное начало, середину и окончание. Организация компонентов презентации помогает сделать ее согласованной, независимо от вашего метода: хронологический, причинно-следственный, определение проблемы и ее решение, контрастное сравнение и т.д. Мало того, что вы сразу же привлечете интерес и внимание аудитории, вы можете провести дальнейшую презентацию, объясняя, предлагая определения или подчеркивая главную идею. Материалы должны быть представлены в порядке убывания важности. Конечно, дополнительно можно подчеркнуть главные моменты презентации в заключении.

Как правило, презентация продолжительностью менее одного часа, это самый лучший выбор. Большинство зрителей не воспринимают слишком много идей за один присест. Три или четыре важных момента, как правило, могут быть усвоены, хотя полтора десятка близких точек зрения также могут быть восприняты. Дополнительная информация может быть предоставлена в виде раздаточных материалов, когда в этом есть необходимость. Но не включайте их непосредственно в презентацию. Ваша презентация должна оставить у аудитории незабываемое впечатление о том, что было сказано. Когда вы ожидаете, действий, который должны быть приняты после того, как вы закончите, об этом следует четко сказать.

Помните, что подготовка является ключом к успеху вашей презентации, поэтому нужно репетировать. Попросите содействия друзей и консультантов для оценки материала и производительности.

Передача содержания

С самого начала важно установить контакт с аудиторией в потоке понимания и взаимного уважения между вами и аудиторией. Ваша походка, поза, мимика, движения рук, отношения и одежда будет наблюдаться и тщательно оцениваться аудиторией. И эти факторы помогут им решить, как слушать то о чем идет речь и насколько этому можно доверять. Больше двигайтесь и делайте это без видимого напряжения. Будьте простым, прямым, спокойным и естественным, применяйте различные интонации, движения тела, тон и темы. Продемонстрируйте, что вы знаете свой материал, и когда вы можете показать, что предмет важен для вас и что вы верите в это, у вас есть шанс сделать его важным для них и заставив их поверить в это тоже. Источайте уверенность, даже когда нервничаете. Всегда помните, что слова оказывают влияние. Сначала аудитория слушает и в дальнейшем она представляет вас и вашу компании.

Это означает, что когда вам нужны напоминания об основных идеях используйте их. Аналогично следует применять и наглядные пособия, чтобы показать и разъяснить точку зрения. Но делать это нужно умеренно и плавно во время презентации. Не следует недооценивать интеллект вашей аудитории, это еще один способ потерять их внимание.

Несколько мыслей в завершении

Стоимость презентации должна быть обоснованной и такой, которая может быть одобрена руководством, когда это необходимо. Затраты на подготовку и проведение презентации должны быть взвешены против значения целей и задач, которых нужно достичь. Стоимость времени, которое потребуется слушателям, также должна быть рассмотрена.

Краткое изложение того, что ведущий презентации должен помнить, когда находится перед аудиторией:

- Говорите и говорите четко
- Убедитесь, что вы сами себя слышите и понимаете
- Встаньте передом к аудитории
- Избегайте упоминания о времени, когда делаются открытые комментарии
- Смотрите в лица тех, кто является вашей аудиторией и поддерживайте зрительный контакт
- Встаньте прямо и управляйте вашими нервными привычками
- Избегайте конкурирования с внешним возмущениям
- Расслабьтесь и улыбнитесь

Теперь можно приступать к подготовке.